rss
  •  

Надстройка Inquire в Excel 2013

| Категория: Новое в Excel 2103, Приемы и советы |

18

Большинство новинок уже оценено пользователями Excel 2013. Но тем не менее, всегда остается что-то интересное и, самое главное,нужное для работы.
Только обладатели набора приложений Office 2013 профессиональный плюс имеют возможность расширить возможности программы с помощью надстройки Inquire. Приятно, что эту надстройку нет необходимости дополнительно скачивать и устанавливать, она устанавливается вместе с Excel 2013.
Какие задачи нам помогут решать команды из надстройки Inquire?

  • Сравнивать 2 версии книги. В результате можно легко отследить и посмотреть все изменения как по значениям, так и по форматированию.
  • Посмотреть на структурной схеме зависимости как между данными разных листов, так и файлов.
  • Проанализировать данные по множеству параметров. Например, скрытые листы, ошибки в формулах, зависимости между данными, обнаружить различные проблемы и другие данные, которые помогут анализировать данные текущего файла и принимать нужные решения.

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами, необходимо включить надстройку:

-открыть Файл,  выбрать Параметры, затем группу Надстройки

-списке Управление выбрать Надстройки COM и нажать кнопку Перейти

in1.png

— выбрать в списке Inquire и нажать ОК.
in2.png

В результате появится новая вкладка INQUIRE со следующими командами:

in4.png

in01.png  — СРАВНЕНИЕ ДВУХ ФАЙЛОВ.

Открыть оба сравниваемых файла. Нажать кнопку Compare Files.

in5.png

В окне Select Files to Compare выбрать 2 файла (кнопка Swap Files поменяет файлы местами между Compare и To), нажать кнопку Compare.

Результат сравнения будет выведен в отдельное окно:

in6.png

in02.png — ПРОСМОТР СВЯЗЕЙ между рабочими книгами (Workbook Relationship), рабочими листами (Worksheet Relationship), и ячейками листа (Cell Relationship).

Например, структурная схема зависимостей рабочих книг:

in7.png

легко видеть какие данные консолидировались в отчет, но можно посмотреть или более подробно:

in8.png

Данная схема легко позволяет видеть структуру (иерархию) взаимодействия данных, что облегчает понимания взаимодействия между файлами и способствует выявить ошибки.

in03.png — АНАЛИЗ КНИГИ  по множеству параметров.

Нажав на кнопку Workbook Analysis, начинается работа по анализу книги. В области Items пользователь имеет возможность выбрать позиции по которым будет произведен анализ:

in90.png

Кнопка Excel Export формирует отдельный файл-отчет:

in9.png

Построение сводной таблицы по нескольким исходным диапазонам

| Категория: Приемы и советы, Работа с табличными массивами |

9

Построение отчета сводной таблицы по данным одной таблицы, как правило начинается с команды Вставка [Insert] — Сводная таблица [PivotTable]. Для построения сводной таблицы по нескольким диапазонам консолидации необходимо воспользоваться Мастером сводных таблиц.

Начиная с Excel 2007 версии, команда Мастер сводных таблиц не располагается на ленте. Поэтому команду можно вывести, для этого выбрать Файл [File], Параметры [Options], в разделе Панель быстрого доступа [Quick Access Toolbar] в списке Выбрать команды из [Choose commands from] выбрать Команды не на ленте [Commands Not in the Ribbon]. Выделить Мастер сводных таблиц и диаграмм [PivotTable and PivotChart Wizard], нажать кнопку Добавить >> [Add >>], ОК.

ptm1.png

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ

Нажать кнопку Мастер сводных таблиц и диаграмм [PivotTable and PivotChart Wizard)]

В появившемся окне Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 1 из 3 [PivotTable and PivotChart Wizard – Step 1 of 3] выбрать в нескольких диапазонах консолидации [Muitiple Consolidation ranges], нажать Далее [Next].ptm2.png

В окне Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 2а из 3 [PivotTable and PivotChart Wizard – Step 2a of 3] выбрать Создать поля страницы [I will create the page fields], нажать Далее [Next]
ptm3.png

В окне Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 2б из 3 [PivotTable and PivotChart Wizard – Step 2b of 3] выбрать диапазоны для объединения и создать поля:

• В поле Диапазон [Range] выделить первый исходный диапазон вместе с заголовками, нажать Добавить [Add]. Повторить для всех исходных дипазонов
• В поле Во-первых, укажите количество полей страницы сводной таблицы [How many page fields do you want?] выбрать нужное количество полей (фильтры отчета сводной таблицы). Например, объединяя данные продаж компаний по разным городам можно создать 2 поля – компания и город.
• Каждый диапазон из списка диапзонов нужно описать по каждому из заданных полей (максимум 4). Выделить диапазон в списке диапазонов, в Первое поле [Field one] ввести описание первого поля и т.д. Например, Компания – это первое поле, Город – второе поле.

ptm9.png

Нажать Далее [Next].
В окне Мастер сводных таблиц и диаграмм – шаг 3 из 3 [PivotTable and PivotChart Wizard – Step 3 of 3] выбрать расположение сводной таблицы.
ptm4.png
Нажать Готово [Finish].

ptm0.png

Поля Страница1 и Страница2, расположенные в области ФИЛЬТРЫ можно переименовать, переместить в область макета СТОЛБЦЫ и СТРОКИ, чтобы придать отчету большей наглядности:

ptm7.png

ВПР: определение данных в интервалах

| Категория: Приемы и советы, Формулы и функции |

4

Определим стоимость доставки груза в зависимости от его массы.

vpr1.png

Подобную задачу можно решить с помощью функции ЕСЛИ [IF], а можно и воспользоваться формулой ВПР [VLOOKUP]. Наиболее часто, функцию ВПР используют для определения точного совпадения искомого значения в другой таблице, но на этот раз рассмотрим использование функции ВПР для приблизительного поиска.

Отличия будут заключаться в следующем:

  • таблица, в которой ведется поиск (таблица тарифов) должна быть отсортирована по возрастанию по первому столбцу, поэтому преобразуем таблицу тарифов доставки к правильному виду для работы – выделим границы диапазонов массы грузов и упорядочим их по возрастанию

vpr2.png

  • 4-й аргумент в функции ВПР – просматриваемый массив. Отвечает за то, как ведется поиск. При 0 ищет первое точное совпадение при просмотре сверху вниз, а при 1 если нет совпадения, то функция выдает максимальное значение из всех тех, что меньше искомого

vpr3.png

Как же будет работать функция ВПР в данном случае? Рассмотрим 2 ситуации:

  • масса груза совпадает, например, 250 г — ответ будет 33 у.е.
  • масса груза будет 555 г —  при просмотре сверху вниз, программа найдет первое значение, которое окажется больше заданного, т.е. 750, а ответ будет по предыдущей строке, т.е. 55 у.е. Получается, что там, где в строке указано 500, на самом деле от 500 (включительно) до 750 (не включительно)