rss
  •  

Ввод цифры, а отображение текстом

| Категория: Приемы и советы, Работа с данными ячеек, Форматирование |

0

Требуется в ячейки осуществлять ввод чисел, например, от 1 до 5; вычислять среднее значение по числовым данным, при этом вместо цифр в ячейках должны присутствовать слова, например, 5 — отлично; 4 — хорошо; 3- удовлетворительно и т.д.

1. Создать список для выбора чисел в ячейках — выделить ячейки, на вкладке Данные [Data] в группе Работа с данными [Data Tools] выбрать Проверка данных [Data Validation], тип данных —  список [List], в поле Источник [Source] ввести 1;2;3;4;5 (разделитель такой же, как разделитель в аргументах функций)

2. Теперь нужно реализовать «зрительное» преобразование чисел в текст. Для этого воспользуемся условным форматированием с установкой пользовательского формата.
Выделить ячейки, на вкладке Главная [Home] в группе Стили [Styles] выбрать Условное форматирование [Condition Formatting] выбрать Правила выделения ячеек [Highlight Cells Rules]- Равно [Equal To]. Ввести число, например, 5. Чтобы задать нужный формат представления информации выбрать Пользовательский формат [Custom Format], на вкладке Число [Number] выделить Числовой формат [Category] —  (все форматы) [Custom] и в поле Тип [Type] ввести нужный текст в кавычках — «отлично». По аналогии создать и другие правила для отображения других чисел.

Теперь при выборе числа из списка или ручном вводе, вместо числа будет отображаться текст!

Как найти на листе объединенные ячейки?

| Категория: Приемы и советы, Работа с данными ячеек |

5

Объединенные ячейки в Excel я всегда называю «злом». Т.к. с точки зрения работы многих инструментов, наличие объединенных ячеек не позволяет их использовать. Например, нельзя построить отчет сводной таблицы, подвести промежуточные итоги, консолидировать данные, выполнить сортировку и т.д. и т.п.

Не всегда так легко видны все ячейки, где есть объединения, а разглядывать каждую строку/столбец/ячейку по отдельности — это долгое занятие. А если просто выделить диапазон/весь лист и снять со всех ячеек принудительно объединение ячеек — это отчасти не корректно распределить данные.

Один из вариантов решения:

1) Нажать клавиши Ctrl+F.

2) Проверить, что в поле Найти [Find what] нет содержимого.

3) Нажать кнопку Параметры [Options>>], чтобы открыть дополнительные опции поиска.

4) Нажать кнопку Формат [Format] и на вкладке Выравнивание [Alignment] в группе Отображение [Text control] установить флажок объединение ячеек [Merge cells], нажать ОК.

5) В окне Найти и заменить [Find and Replace] нажать кнопку Найти все [Find All]. В окне будут показаны все объединенные ячейки на листе.

Ответ представляет таблицу сведений с гиперссылками — одно нажатие и можно сразу переместиться в конкретную объединенную ячейку. И решить, что с ней сделать.

Создание зависимых списков с изменяемым источником

| Категория: Приемы и советы, Работа с данными ячеек, Формулы и функции |

14

С помощью Проверки данных [Data Validation] можно организовать ввод данных путем выбора из предлагаемого списка, значения которого зависят от другого списка. Причем, используя функцию СМЕЩ [OFFSET] можно создать вариант, когда добавленные исходные значения будут отображаться в списках для выбора нужных значений. Если значения списка зависят от выбранного значения из другого списка, то можно создать связанный (зависимый) список нужных значений. Это позволит в значительной степени избежать не корректных комбинаций вводимых значений.

Например, в поле Европа происходит выбор одного из двух значений: Западная или Восточная, после этого в поле Страна предлагается список с соответствующими значениями.

Последовательность создания:

  • Выделить ячейку F2, где будет выбираться Европа.
    На вкладке Данные [Data], в группе Работа с данными [Data Tools], выбрать Проверка данных [Data Validation] и на вкладке Параметры [Option], задать Условие проверки [Validation criteria] – Список [List], в качестве источника выделить ячейки B2 и C2

dv2.png

  • Ячейкам значений стран (данные в столбцах B и C) необходимо присвоить имена – Западная и Восточная, с возможностью автоматического определения диапазона ячеек по мере изменения количества значений в соответствующих столбцах:
    На вкладке Формулы [Formulas] выбрать Диспетчер имен [Name Manager] или нажать клавиши Ctrl+F3.
    Создать имена с использованием функции СМЕЩ:

dv3.png

  • Выделить ячейку F3, где будет выбираться Страна.
    На вкладке Данные [Data], в группе Работа с данными [Data Tools], выбрать Проверка данных [Data Validation] и на вкладке Параметры [Option], задать Условие проверки [Validation criteria] – Список [List], в качестве источника ввести формулу:
    =ЕСЛИ($F$2=»Западная»;Западная;Восточная)
    [=IF ($F$2=»Западная»;Западная;Восточная)], где F2 – ячейка, которая содержит значение, выбираемого из первого списка.

dv4.png

При добавлении новых данных, они будут сразу показаны в выпадающем списке:

dv5.png

Примечание: подразумевается, что элементы списка вводятся последовательно, т.е. элемент списка не содержит пустые ячейки.